L’organizzazione di eventi a Roma, Milano o in altre città italiane, richiede un budget maggiore rispetto ad altri settori. Sebbene si possa fare molto con un budget elevato, ciò non significa che gli eventi con budget inferiori saranno meno significativi.
Non scoraggiarti se hai un budget limitato; puoi comunque fare un’ottima impressione con i tuoi ospiti. Ecco alcuni suggerimenti essenziali su come farlo.
Prenota il locale il prima possibile
È difficile cercare una sede adeguata e non sarà più facile con un budget limitato o eventuali costi di prenotazione dell’ultimo minuto aggiuntivi. Pertanto, è importante selezionare saggiamente, prenotare in anticipo e pianificare correttamente quando si seleziona la sede e l’accessibilità, il tipo di sede e le date. Scopri se un programma fuori stagione per il tuo evento potrebbe funzionare. Attraverso la selezione di date di bassa stagione, è possibile ottenere un ottimo affare su servizi e strutture.
Considera i costi di trasporto e di location
I costi di trasporto e di location dipenderanno dal tipo di evento che stai pianificando e da chi sono i tuoi ospiti. Ma se hai un budget limitato, i costi di alloggio e trasporto saranno una parte molto significativa del tuo budget. Se hai ospiti da tutto il mondo, considera lo streaming dell’evento per coloro che non ce la fanno.
Controlla i costi per il food and beverage
Se hai un budget limitato, hai l’opportunità di pensare in modo creativo quando si tratta delle tue scelte di bevande e cibi. Invece di includere un liquore duro illimitato, puoi offrire un paio di cocktail d’autore. Invece di acqua in bottiglia, istituire una stazione d’acqua con brocche d’acqua.
Riduci i costi di stampa e passa al digitale
Ci sono molte altre opzioni al giorno d’oggi oltre a stampare inviti per il tuo matrimonio. La tecnologia può aiutarti a organizzare e preparare l’evento, organizzare budget e programmi. Prova un sito Web specifico per dispositivi mobili, un’applicazione per eventi o una promozione dell’evento tramite piattaforme di social media.
Sii creativo e flessibile
Dai la priorità alle tue spese in modo da sapere quando e dove puoi essere più creativo e flessibile. Pensa a salvare oggetti per ogni evento piuttosto che averne di nuovi. Puoi scegliere di sviluppare e progettare determinati prodotti in modo tale che possano essere riciclati o riutilizzati, attraverso la modifica di alcuni dei suoi pezzi. In genere, questi oggetti sono più preziosi per motivi funzionali poiché vengono utilizzati regolarmente in vari eventi.
Collaborare
La negoziazione potrebbe potenzialmente tradursi in collaborazione. Cerca influenza e vantaggio quando possibile. Determinare se è possibile stabilire partnership o opportunità di sponsorizzazione con i propri fornitori fornendo pubblicità in cambio di prodotti e servizi o una riduzione dei costi.
Monitorare le spese
Monitora tutti i costi, anche quelli più piccoli perché possono accumularsi. Più piccolo è il programma, migliore dovrebbe essere in termini di finanze. Assicurati di essere completamente a conoscenza di tutti i costi aggiuntivi o di eventuali costi nascosti come l’impostazione e la scomposizione dei costi prima di firmare contratti con i fornitori e la sede. Controllare gli accordi, ricontrollare le proposte e ricontrollare tutte le entrate delle spese.
Sii consapevole del tuo budget, ma ciò non significa che devi andare a buon mercato su ogni aspetto del tuo evento. Non è impossibile lavorare con un budget limitato pur creando una bella giornata. In realtà, puoi essere un organizzatore di eventi più innovativo ed efficace se sai come gestire un budget limitato e risparmiare denaro.